5 obstáculos para a colaboração em projetos

5 obstáculos para a colaboração em projetos

Gerentes de projetos, estas perguntas são para vocês. Suas equipes colaboram? Têm ferramentas apropriadas para fomentar essa cultura? Você consegue calcular quanto tempo os times perdem todos os anos com rotinas que não priorizam a colaboração entre os membros da equipe espalhados por filiais em cidades, estados e até países diferentes?

Se as respostas foram não, você provavelmente está em uma situação semelhantes aos 200 entrevistados pela pesquisa encomendada pela Planview – empresa especializada em soluções para gerenciamento de projetos e portfólio – e detalhada no e-book “Everyone is a project manager: a study and guide to successful project collaboration”. Os participantes do levantamento representam áreas diversas como marketing, TI, finanças, desenvolvimento de projetos, vendas e Recursos Humanos, sendo três quartos deles integrantes de empresas norte-americanas com 500 a 2 mil funcionários.

 

QUANDO AS EQUIPES NÃO COLABORAM…

perdem cerca de 9 semanas por ano de trabalho. São mais de dois meses de mão de obra e recursos desperdiçados. E sabe onde estão as causas desses números preocupantes? Confira a lista elaborada a partir da resposta dos entrevistados e veja se você se identifica com alguma dessas situações:

1 – Muitos e-mails: os membros das equipes estão sobrecarregados de e-mails. Com o fluxo constante de mensagens chegando todos os dias, manter o foco nas prioridades é um grande desafio.

2 – Dificuldade de acesso às informações: Quem fez o que e quando? Onde consigo encontrar a última versão? Os gerentes de projeto têm dificuldades em compartilhar cronogramas, status dos projetos, documentos e dados.

3 – Falta de visibilidade do fluxo de trabalho: Como é possível acompanhar o que está sendo feito e quem é responsável por qual atividade? Há profissionais sobrecarregados ou subutilizados, situações que resultam em estresse, horas extras e atrasos nos projetos.

4 – Colaboração confusa entre equipes multitarefas: os profissionais consideram difícil e caótico realizar a colaboração entre departamentos, funções e escritórios. As formas de trabalho tradicionais e distintas entram em confronto, tornando o processo de colaboração improdutivo.

5 – O dilema do “Traga seu próprio software”: a extensa disponibilidade de ferramentas para controle de produtividade aumenta a liberdade de opções dos membros da equipe, mas podem causar caos na comunicação reduzindo a eficiência do time já que cada um pode utilizar uma solução distinta.

“A pesquisa mostra que as equipes utilizam, em média, 4,5 ferramentas distintas para gerenciar projetos, quase sempre isoladas e sem nenhuma integração entre elas. O que as empresas realmente precisam é de uma solução unificada, que permita que todos falem a mesma língua e caminhem juntos na mesma direção”, reconhece o CEO do CAMSS Group, Hugo Azevedo.

 

OS IMPACTOS SÃO IMEDIATOS

Tanto os profissionais como as empresas sofrem as consequências de projetos que não fomentam a colaboração entre as equipes. Quais são os principais impactos?

Nas equipes

55% – Tempo perdido

45% – Profissionais frustrados

37% – Esforços duplicados

 

Nas empresas

34% – Atraso na entrega de projetos

33% – Comprometimento da qualidade

24% – Projetos acima do orçamento

 

QUAL A SOLUÇÃO?

A pesquisa traz algumas respostas para as empresas que estão em busca de projetos mais eficientes e de melhores resultados.

1 – Crie um espaço de trabalho online no qual gerentes de projetos e times possam colaborar conjuntamente de forma mais eficaz para compartilhar ideias.

2 – Use ferramentas de colaboração que permitam que gerentes senior, gerentes de projeto e membros da equipe acompanhem as ações e etapas do projeto com mais facilidade.

3 – Identifique membros da equipe que estejam sobrecarregados para que possa reduzir estresse e aumentar a qualidade do trabalho.

4 – Incorpore métodos de comunicação mais eficazes que reduzam a utilização descontrolada de e-mails e mantenha as pessoas conectadas.

5 – Guarde dados sensíveis da empresa para proteger sua reputação

Para saber mais sobre o Projectplace, ferramenta da Planview para gestão ágil de projetos, clique aqui.

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