Sistema Kanban e a eficiência na gestão de tarefas

Sistema Kanban e a eficiência na gestão de tarefas

Integrado a ferramentas online de gestão de projetos ou fixado nas paredes das empresas, o quadro Kanban se tornou sinônimo de gestão eficiente de tarefas. Mas por que essa prática reconhecida em todo o mundo está ganhando tanto espaço, inclusive fora do universo de desenvolvimento de softwares?

 

Principalmente porque os profissionais estão sendo muito pressionados a gerar resultados cada vez mais rápido. O número de informações e tarefas que precisam ser processadas para que isso aconteça torna-se um dos gargalos mais desafiadores para os times. E é justamente essa dor que o sistema Kanban pretende atacar.

 

KANBAN É PARA QUALQUER EMPRESA?

 

Antes de explicar o que é a metodologia Kanban, antecipo que sim, a prática é aplicável a qualquer negócio. Não importa o segmento ou o tamanho, número de funcionários ou faturamento. Qualquer empresa pode implantar a prática e colher alguns dos resultados que ela promete.

 

Apesar de ser um sistema constantemente atrelado às metodologias ágeis, o Kanban foi desenvolvido independentemente delas. Mais precisamente pela fabricante japonesa de automóveis Toyota para eliminar desperdícios e potencializar os ganhos na linha de produção.

 

Claro que tem um motivo para a associação com os frameworks ter ganhado força. SCRUM, SAFe e DAD, todas essas metodologias ágeis utilizam o sistema Kanban como uma das engrenagens para auxiliar o trabalho das equipes.

 

O QUE É KANBAN?

 

O nome em japonês significa cartão/sinalização. É justamente nesses cartões (atualmente os post-its são mais utilizados) que serão registradas as informações distribuídas no quadro Kanban. Este quadro é dividido em colunas que representam os passos pelos quais o produto ou serviço da empresa precisa concluir para ser considerado finalizado.

 

O quadro Kanban deve, portanto, refletir o workflow das atividades. Isso significa que a divisão clássica: “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito” é simplesmente um ponto de partida. O quadro Kanban pode ter tantas colunas quantas forem necessárias para retratar a realidade dos processos daquele negócio.

 

Uma equipe de desenvolvimento de software, por exemplo, poderia optar por trabalhar com divisões mais específicas, tendo colunas para “Análise”, “Desenvolvimento”, “Teste”, “Deploy” e “Produção”. Se implantado em uma equipe de marketing digital, as etapas poderiam ser definidas como: “Geração de lead”; “Nutrição dos leads”; “Contato telefônico”; “Envio de proposta”; “Fechamento de oportunidade”, etc.

 

Enfim, para definir quais colunas irão compor o quadro, é preciso, em primeiro lugar, mapear as etapas incluídas no processo de desenvolvimento do trabalho. Também é importante avaliar outros fatores como: de onde vem a demanda, prioridades, recursos necessários…

Definido o formato do quadro, inicia-se a fixação dos cartões (com o registro das tarefas que precisam ser realizadas) nas colunas de acordo com o seu estado de trabalho. Cada cartão possui uma descrição resumida da tarefa e o responsável por executá-la. À medida em que as atividades progridem, os cartões se movem pelas colunas.

 

Vale lembrar que os cartões também podem ser organizados por membro do time e por projeto.

 

QUAIS AS VANTAGENS DO SISTEMA KANBAN?

 

Mesmo nos projetos mais complexos, o Kanban permite que os profissionais visualizem de maneira fácil e agil o andamento das atividades.

 

Com isso, todo membro do time pode identificar rapidamente quem está trabalhando com o quê, o status de cada tarefa, o que ainda está pendente e o porquê. Essa abordagem já revelou sua eficiência em aumentar a colaboração e engajamento dos membros do time, além de organizar, de forma transparente, o trabalho a ser feito.

 

O resultado de alguns estudos revela que:

 

Fontes:

1 – “Scientific Experiment Reveals Office Workers Are Wasting 20 per Cent of Their Mental Resources by Using Traditional Office Software.” MindJet. 2015. Web.

2 – Wilson, Ken. “lnfographic: Why Visuais Communicate Better than Words.” SmartDraw. 1 Jan. 2014. Web.

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